Dans le monde d’aujourd’hui, où tout va très vite, le besoin d’apprentissage par petites bouchées, des informations courtes, mais substantielles délivrées dans un temps limité, s’est considérablement accru.
C’est pourquoi la valeur attachée aux séminaires et autres forums organisés par les entreprises a également augmenté. Lorsqu’on a le choix entre parcourir des centaines de pages de documents de recherche ou écouter des experts discuter de sujets d’intérêt dans un cadre confortable et pratique, il est fort probable que l’on préfère la seconde option.
C’est pourquoi il est judicieux d’organiser régulièrement des séminaires, car c’est un moyen économique et efficace pour les entreprises d’atteindre leurs clients cibles ou leurs partenaires industriels. Voici cinq 5 utiles pour assurer la réussite et le bon déroulement d’un séminaire.
Fixer les objectifs et les buts
Comme pour tout événement d’entreprise, tout commence par l’identification de l’objectif du séminaire à Reims ou ailleurs. Les objectifs donneront le ton de l’événement. Ils serviront de base pour déterminer comment, où et quand organiser le séminaire, ainsi que les personnes à impliquer et le montant des dépenses.
Prendre le temps de sélectionner la meilleure liste de sujets et d’intervenants
Dès que les éléments de base du séminaire ont été identifiés (objectifs, budget, date et heure de l’événement, lieu, public cible), les organisateurs peuvent passer à la phase suivante de la préparation. Se mettre d’accord sur les thèmes principaux et secondaires du séminaire est un facteur clé pour assurer son succès, tout comme les personnes à qui vous les confiez pour la discussion.
Si les thèmes choisis peuvent susciter la curiosité et l’intérêt du public visé avant même que l’événement n’ait lieu, le choix des orateurs peut également contribuer au succès global du séminaire en termes de participation et d’engagement. Ces deux éléments constituent le cœur et l’âme de l’événement.
Les détails de l’événement et les projections de coûts doivent être identifiés
Créez un plan des activités du séminaire sur une base horaire et identifiez les coûts attribués à chaque segment du programme. Veillez à inclure les plans d’action nécessaires à l’aménagement du lieu et à la commercialisation de l’événement. Une fois ces éléments en main, votre équipe peut maintenant élaborer des supports de marketing, le programme du séminaire et le budget global des dépenses.
Préparer tout le matériel du séminaire et les autres exigences techniques
En fonction des thèmes et du programme préparés, prenez le temps de relire, de compiler et d’imprimer tous les documents du séminaire par thème au moins une semaine avant l’événement, afin qu’ils soient prêts à être distribués !
Prévoir une dernière réunion de production avant l’événement.
Une fois que tous les détails ont été réglés, organisez une réunion de production avec l’ensemble de l’équipe, fournisseurs et conférenciers compris, afin de garantir un séminaire sans heurts. À noter qu’il est possible de confier la préparation du séminaire d’entreprise à un professionnel tel que CP’EVENT. Appelez le 06 07 29 98 30 ou le 06 32 23 44 99 pour contacter l’agence événementielle.
